Datenschutzerklärung

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Promovierendenverwaltung der Volkswirtschaftlichen Fakultät / Munich Graduate School of Economics

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Ludwig-Maximilians-Universität München
gesetzlich vertreten durch den Präsidenten
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München

Zuständiger Organisationsbereich für die Datenverarbeitung
Volkswirtschaftliche Fakultät / Munich Graduate School of Economics (MGSE) der Ludwig-Maximilians-Universität München
Kaulbachstr. 45
80539 München
Telefon: +49 (0)89 2180 5629
E-Mail: mgse-phd@econ.lmu.de

3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Behördlicher Datenschutzbeauftragter der Ludwig-Maximilians-Universität München
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Telefon: +49 (0)89 2180 2414
Kontaktformular: https://www.lmu.de/datenschutz

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre Daten werden verarbeitet

  • für die Verwaltung und Durchführung des Promotionsverfahrens
  • für statistische Zwecke

Ihre Daten werden auf Basis folgender Rechtsgrundlagen verarbeitet:

  • Art. 6 Abs. 1 Buchst. c und e DSGVO in Verbindung mit Art. 4 Abs. 1 BayDSG, Art. 5 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BayDSG, Art. 64 Abs. 3 BayHSchG, § 5 HStatG
  • Promotionsordnung für die Volkswirtschaftliche Fakultät der Ludwig-Maximilians-Universität München zur Verleihung des Dr. oec. publ. vom 12. Dezember 1984 einschließlich Änderungssatzungen
  • § 4 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 der Immatrikulations-, Rückmelde- und Exmatrikulationssatzung der Ludwig-Maximilians-Universität München vom 11. Februar 2019

Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich insbesondere aus Art. 64 Abs. 3 BayHSchG bzw. § 5 HStatG bzw. der Promotionsordnung für die Volkswirtschaftliche Fakultät der Ludwig-Maximilians-Universität München zur Verleihung des Dr. oec. publ. vom 12. Dezember 1984 einschließlich Änderungssatzungen sowie – soweit maßgebend – § 4 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 der Immatrikulations-, Rückmelde- und Exmatrikulationssatzung der Ludwig-Maximilians-Universität München. Die Volkswirtschaftliche Fakultät / Munich Graduate School of Economics benötigt Ihre Daten, um das Promotionsverfahren zu verwalten und ggf. statistische Anforderungen erfüllen zu können. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, kann Ihr Antrag nicht bearbeitet werden.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden soweit erforderlich

  • der Zentralen Universitätsverwaltung der Ludwig-Maximilians-Universität München (für die IT-Administration, zum Erstellen von Statistiken)
  • dem Auftragsverarbeiter im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages
  • dem Bayerischen Landesamt für Statistik (Datenweitergabe in pseudonymisierter Form) und
  • ggf. dem Universitätsarchiv zur Erfüllung der Archivierungspflicht

übermittelt bzw. bereitgestellt. Eine Weitergabe an Dritte oder in ein Drittland erfolgt nicht, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung hierzu.

6. Informationen zur Datenverarbeitung

a) Datensicherheit
Um die Sicherheit Ihrer Daten angemessen und umfassend bei der Verarbeitung und insbesondere der Übertragung zu schützen, verwenden wir, soweit erforderlich und orientiert am aktuellen Stand der Technik, entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL/TLS) und gesicherte technische Systeme.

b) Verwendung von aktiven Komponenten und Cookies
Im Informationsangebot der LMU werden JavaScript-Anwendungen verwendet, hauptsächlich für navigatorische Elemente, z.B. feldabhängige Sichtbarkeiten in Kontaktformularen. Dabei werden keine persönlichen Daten gespeichert. Die Verwendung dieser Funktionalitäten kann durch Einstellung Ihres Browserprogramms ausgeschaltet werden. Durch die Abschaltung kann die Darstellung einiger Elemente beeinträchtigt sein.

In diesem Webauftritt werden sogenannte „Cookies“ verwendet, die dazu dienen, die Online-Erfahrung und Online-Zeit des Nutzers individuell auszugestalten und zu optimieren. Ein Cookie ist eine Textdatei, die entweder temporär im Arbeitsspeicher des Computers abgelegt („Session-Cookie“) oder auf der Festplatte gespeichert wird („permanenter Cookie“). Cookies enthalten z.B. Informationen über die bisherigen Zugriffe des Nutzers auf den entsprechenden Server bzw. Informationen darüber, welche Angebote bisher aufgerufen wurden.

In diesem Webauftritt werden sowohl Session-Cookies als auch permanente Cookies verwendet.

Session-Cookies:
Session-Cookies werden zur Login-Authentifizierung und zum Load-Balancing (Ausgleich der System-Belastung) verwendet. Sie werden nicht auf der Festplatte des Nutzers gespeichert. Mit dem Schließen des Browsers werden sie gelöscht.

Permanente Cookies:
Permanente Cookies dienen dazu, die persönlichen Nutzungseinstellungen, die ein Nutzer bei der Nutzung der Services eingibt, zu speichern, so dass eine Personalisierung und Verbesserung der Services vorgenommen werden kann. Durch die permanenten Cookies wird sichergestellt, dass der Nutzer bei einem erneuten Besuch dieser Webseiten seine persönlichen Einstellungen wieder vorfindet. Diese Dienste speichern die vom Cookie übermittelten Daten ausschließlich anonym. Eine Zuordnung zur IP-Adresse des Nutzers wird nicht vorgehalten.

Cookies in diesem Webauftritt:

  • Drupal.tableDrag.showWeight (zur Speicherung der Präferenzen bezüglich der Benutzeroberfläche)
  • Drupal.toolbar.collapsed (zur Speicherung der Präferenzen bezüglich der Benutzeroberfläche)
  • has_js (zur Feststellung, ob im Browser des Nutzers JavaScript aktiviert ist oder nicht)

Vermeidung von Cookies:
Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, das Setzen von Cookies abzulehnen. Dies geschieht in der Regel durch die Wahl der entsprechenden Option in den Einstellungen des Browsers oder durch zusätzliche Programme. Näheres ist der Hilfe-Funktion des vom Nutzer verwendeten Browsers zu entnehmen. Entscheidet sich der Nutzer für die Ausschaltung von Cookies, kann dies den Leistungsumfang des Services mindern und sich bei der Nutzung der Dienste dieser Webseiten negativ bemerkbar machen.

c) Protokollierung und Erstellung von Logfiles
Wegen aufgetretener sicherheitsrelevanter Ereignisse, z.B. durch versuchte Hackerangriffe, werden bei jedem Zugriff auf alle zentral gehosteten Webseiten relevante Zugriffsdaten gespeichert. Der Internet-Server der LMU wird für die LMU durch ihre IT-Abteilung (Dezernat VI, Geschwister-Scholl-Platz 1, 80539 München, E-Mail: it.internet@verwaltung.uni-muenchen.de) betrieben.

Je nach verwendetem Zugriffsprotokoll beinhaltet der Protokolldatensatz Angaben mit folgenden Inhalten:

  • IP-Adresse des anfordernden Rechners
  • Datum und Uhrzeit der Anforderung
  • vom anfordernden Rechner gewünschte Zugriffsmethode/Funktion
  • vom anfordernden Rechner übermittelte Eingabewerte (Dateiname etc.)
  • Zugriffsstatus des Web-Servers (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, Kommando nicht ausgeführt etc.)
  • Name der angeforderten Datei
  • URL, von der aus die Datei angefordert/die gewünschte Funktion veranlasst wurde
  • Informationen zum Browsertyp
  • Betriebssystem des Nutzers
  • Internetseiten, von denen das System des Nutzers auf die Internetseite der LMU gelangt
  • Internetseiten, die über die Internetseiten der LMU aufgerufen werden

Zweck der Protokollierung:
Die gespeicherten Daten werden zu Zwecken der Identifikation und Nachverfolgung unzulässiger Zugriffsversuche und Zugriffe, für die Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit der Internetseite auf den Internetserver und – in anonymisierter Form – zur Optimierung des Internetangebotes verwendet. Eine vorübergehende Speicherung der IP-Adresse ist auch erforderlich, um eine Auslieferung der Internetseite der LMU an Ihren Rechner zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse auch für die Dauer der Nutzung der Sitzung gespeichert bleiben. Eine Speicherung zusammen mit anderen personenbezogenen Daten an der LMU findet nicht statt.

Aufbewahrungsdauer:
Die protokollierten Daten werden maximal für die Dauer von sieben Tagen gespeichert und dann gelöscht. Eine längere Speicherung kann im Einzelfall erfolgen, sofern ein sicherheitsrelevanter Verstoß festgestellt wurde. Unabhängig davon ist eine darüber hinausgehende Speicherung möglich. In diesem Fall wird Ihre IP-Adresse gelöscht oder verfremdet, so dass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Auswertung der Protokollierung:
Die Auswertung der Protokolldaten erfolgt durch die zuständige IT-Abteilung (Dezernat VI, Geschwister-Scholl-Platz 1, 80539 München, E-Mail: it.internet@verwaltung.uni-muenchen.de) im Auftrag der LMU unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Soweit die Daten zur Bereitstellung der Internetseite und die Speicherung der Daten in den Logfiles für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich sind, besteht für Sie keine Widerspruchsmöglichkeit.

7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden nach der Erhebung bei der Volkswirtschaftlichen Fakultät / Munich Graduate School of Economics so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung (Verwaltung des Promotionsverfahrens, statistische Zwecke, Dokumentationspflichten, Archivzwecke) erforderlich ist, mindestens 5 Jahre nach Beendigung des Promotionsverhältnisses bzw. Abschluss der Promotion, unbenommen bleibt die längere Speicherung zum Zwecke der Erfüllung der Archivierungspflicht.

8. Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Bei einer Verarbeitung zu Archivzwecken besteht jedoch kein Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO (vgl. Art. 26 Abs. 4 Satz 1 BayDSG).

Ein Recht zur Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO besteht nicht, wenn die jeweilige Datenverarbeitung nicht aufgrund Einwilligung oder aufgrund Vertrages erfolgt, sondern aufgrund hoheitlicher Tätigkeit.

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). Die Art. 18 Abs. 1 Buchst. a, b und d sowie Art. 21 DSGVO sind nicht anzuwenden, soweit diese Rechte voraussichtlich die Verwirklichung der im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecke unmöglich machen oder ernsthaft beeinträchtigen und diese Beschränkung für die Erfüllung der Archivzwecke notwendig ist (Art. 26 Abs. 5 BayDSG).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Die für die LMU zuständige Aufsichtsbehörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (https://www.datenschutz-bayern.de/).